Onboarding strategi: Undgå frafald og styrk medarbejderoplevelsen

“Flere og flere virksomheder erkender, at onboarding handler om langt mere end at få styr på adgangskort og it. Det handler om fastholdelse, engagement og om at leve sine værdier i praksis allerede før første arbejdsdag,” forklarer hun.

Preboarding: Den oversete fase med stor betydning

Carina arbejder aktivt med at styrke både onboarding og preboarding – den periode, der ligger mellem kontraktunderskrivelse og første arbejdsdag. Og det er en fase, der ofte bliver overset:

“Når der går fire-seks uger fra en kandidat, skriver under til vedkommende starter, er det afgørende, at der sker noget i mellemtiden. Ellers risikerer man, at kandidaten mister engagementet, eller bliver fastholdt i sit gamle job med et modtilbud. Det sker oftere, end man tror.”

Carina anbefaler, at virksomheder lægger en konkret plan for preboarding. Det kan fx være:

• En personlig videohilsen fra den kommende leder
• Invitation til fredagsbar eller en uformel frokost med teamet
• Jævnlige opfølgningsbeskeder eller nyhedsbreve
• En buket blomster med posten og en “vi glæder os til du starter”-hilsen

“Det handler om at holde relationen varm. Nye medarbejdere er som regel glade og spændte men også sårbare og nemt påvirkelige. Hvis der opstår stilhed, kan tvivlen hurtigt få fodfæste,” siger Carina.

Onboarding kræver mere end gode intentioner

Når først opstarten nærmer sig, er det vigtigt, at onboardingplanen er klar og forankret bredt i organisationen.

“Jeg oplever ofte, at virksomheder har en introduktionsplan, men at den kollapser, fordi dagligdagen tager over. Møder bliver rykket, oplæringspunkter udskydes, og den nye medarbejder ender med at føle sig overladt til sig selv,” siger Carina.

Et velfungerende onboardingprogram kræver derfor, at:

• Der er udpeget ansvarlige personer for alle punkter i planen
• Opgaver er booket og prioriteret på lige fod med andre forretningskritiske opgaver
• Der er en klar forventningsafstemning mellem leder og ny medarbejder

“Det er ekstremt vigtigt, at onboarding ikke blot er en HR-opgave. Det skal ejes af hele virksomheden ikke mindst nærmeste leder og teamet, som den nye person skal være en del af,” understreger hun.

Fordelen ved en ekstern konsulent

Career tilbyder at facilitere onboarding- og preboardingforløb som ekstern partner og netop det viser sig ofte at gøre en afgørende forskel.

“Vi er ikke en del af virksomhedens dagligdag. Det betyder, at vi kan stille spørgsmål, spotte mønstre og opdage mislyde i dialogen mellem kandidat og leder før de bliver til reelle problemer,” forklarer Carina.

Konsulenten fungerer som en neutral sparringspartner og kontaktperson for begge parter. Det betyder bl.a., at:

• Kandidaten har en fortrolig kontakt udenfor virksomheden
• Konsulenten kan følge op på signaler, der ellers ville gå tabt
• Virksomheden får sparring og reminders om vigtige kontaktpunkter

“Vi ser det som vores opgave at samle trådene og skabe kontinuitet. Det giver tryghed for både kandidat og virksomhed og øger sandsynligheden for en succesfuld opstart markant,” siger Carina.

De tre vigtigste råd til virksomheder

Spørger man Carina, hvad virksomheder helt konkret bør prioritere, er der tre tydelige pejlemærker:

1. Styrk preboardingen
   • “Det er her rejsen starter. En mail med en kontrakt er ikke nok, der skal opbygning af relation, forventningsafstemning og kontinuerlig kontakt til.”
2. Sæt struktur på onboardingforløbet
   • “Sørg for at alle involverede, ledere, kolleger, mentorer,  ved, hvad de skal og hvornår. Hvis onboarding bliver noget, man ’lige tager hen ad vejen’, mister det effekt.”
3. Overvej ekstern facilitering
   • “Det aflaster virksomheden og skaber plads til refleksion og kvalitet. Vi har erfaringen, systemerne og overblikket til at gøre processen smidig og professionel.”

En stærk start er en investering – ikke en udgift

For Carina handler god onboarding i sidste ende om mennesker. Om at se det hele menneske, ikke bare kompetencerne, og om at skabe tryghed, retning og motivation fra første kontakt.

“Det er både god forretning og god kultur at tage onboarding seriøst. Du får gladere medarbejdere, lavere churn og et stærkere employer brand. Og det hele starter med, at man viser, at man mener det. Allerede inden første arbejdsdag,” afslutter hun.